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Vêtements et uniformes · Histoire client

Traitement des commandes 4x plus rapide, après trois mois.

Environ 60 % des commandes de Scrub Authority arrivent en PDF et autres fichiers joints à des courriels. L’équipe a évalué toutes les options, y compris développer son propre logiciel. Finalement, ils ont choisi LevelOps, et trois mois plus tard, moins d’une commande sur dix nécessite une saisie manuelle, chacune traitée en quatre fois moins de temps.

L’équipe Scrub Authority en uniformes de marque
Les chiffres
<10%
Des commandes PDF reçues par courriel nécessitant encore une saisie manuelle, contre 60 % avant
4×
Traitement plus rapide : les commandes via LevelOps prennent quatre fois moins de temps
4 sem
D’intégration structurée et d’itération conjointe avec l’équipe LevelOps
90%+
Des commandes PDF reçues par courriel traitées sans aucune intervention
01Le défi

Six commandes sur dix arrivaient dans des fichiers à retranscrire dans Shopify.

Scrub Authority est un détaillant B2B américain de vêtements et d’uniformes médicaux opérant à l’échelle Shopify Plus. Environ 60 % de ses commandes arrivent en PDF et autres types de fichiers joints à des courriels, et chaque compte client apporte son propre format, son propre gabarit et ses propres conventions de nommage de SKU.

« Environ 60 % de nos commandes nous parviennent sous forme de PDF et d’autres types de fichiers joints à des courriels. Avant d’adopter LevelOps, notre équipe passait un temps considérable à traiter manuellement les commandes en transférant l’information de fichiers clients disparates vers Shopify. Ce processus était sous-optimal en raison du temps de traitement requis et du risque accru d’erreur humaine. »Brad Anderson, COO

Le mot utilisé par l’équipe elle-même dans son évaluation publique pour décrire cette étape : une corvée. Le travail n’était pas techniquement difficile. Il était répétitif, constant, et grugeait des heures d’équipe qui s’accumulent quand personne ne regarde, avec un risque d’erreur humaine qui augmente à chaque ligne retranscrite.

  • Environ 60 % des commandes reçues en PDF et formats de fichiers disparates joints à des courriels
  • Un temps d’équipe considérable passé à transférer les données des fichiers clients vers Shopify à la main
  • Un risque d’erreur humaine sur chaque commande saisie manuellement
  • Un travail de saisie répétitif et ingrat, à l’échelle Shopify Plus
02La solution

Ils ont pensé le développer eux-mêmes. La démo a tranché.

Quand la saisie manuelle a cessé d’être la réponse à long terme, l’équipe a fait ce que font les opérateurs d’envergure : une véritable évaluation. Carlos, directeur TI et opérations, a mené le processus à travers les options du Shopify App Store, et développer un logiciel à l’interne était aussi sur la table.

« Nous avons considéré plusieurs options avant de choisir LevelOps, y compris développer notre propre logiciel et évaluer d’autres outils existants. Nous avons choisi LevelOps parce que leur démo montrait clairement qu’ils avaient déjà fait le travail difficile de lire et de transmettre les données de fichiers disparates vers Shopify. Aucun autre outil évalué ne nous a donné la confiance que LevelOps nous a donnée. Ils nous ont convaincus qu’ils pouvaient prendre en charge notre cas d’usage spécifique. »Brad Anderson, COO

Ce qui a suivi comptait autant que la décision. L’équipe LevelOps a mené une intégration structurée de quatre semaines en partenariat direct avec Brad, Carlos et l’équipe des opérations, en ajustant l’outil aux formats de bons de commande, aux particularités de catalogue et aux attentes de flux de travail propres à Scrub Authority.

L’évaluation publique de l’équipe résume bien ces deux volets : une intégration « très professionnelle », et une « volonté et une capacité d’amélioration » impressionnantes au fil de ces quatre semaines.

  • Développement à l’interne évalué, ainsi que tous les outils comparables de l’App Store
  • Gagné sur la démo : extraction prouvée sur de vrais bons de commande de Scrub Authority
  • Choisi plutôt que le développement à l’interne, sur des preuves plutôt que des promesses
  • Quatre semaines d’intégration structurée, ajustée à leurs formats, leur catalogue et leur flux de travail
03Les résultats

Moins de 10 % de saisie manuelle. Quatre fois moins de temps.

Trois mois plus tard, les chiffres sont ceux de Brad.

« Après trois mois d’utilisation de LevelOps, le pourcentage de commandes PDF reçues par courriel nécessitant une saisie manuelle est passé sous les 10 %, contre 60 % avant l’adoption de l’outil. Comme les commandes traitées par LevelOps demandent le quart du temps d’une saisie entièrement manuelle, notre équipe a récupéré un temps considérable, maintenant consacré à des tâches plus complexes et à plus forte valeur. »Brad Anderson, COO

Les heures récupérées sont allées au bon endroit : du travail complexe et à valeur ajoutée plutôt que de la retranscription. Et comme plus de neuf commandes sur dix passent maintenant sans qu’un humain les retape, la surface d’erreur a fondu avec la charge de travail. Le constat de Carlos dans l’évaluation publique tient toujours : PDF to Order « nous aide réellement à devenir une entreprise plus efficace en automatisant les tâches ingrates ».

Le résultat stratégique est plus large. Scrub Authority est la preuve que PDF to Order n’est pas qu’un outil de petite entreprise. Le même produit qui aide une marque CPG de 20 personnes à automatiser ses commandes reçues par courriel remporte aussi une évaluation structurée chez une entreprise B2B sur Shopify Plus.

  • Saisie manuelle des commandes PDF reçues par courriel passée de 60 % à moins de 10 % en trois mois
  • Commandes traitées via LevelOps en quatre fois moins de temps que la saisie manuelle complète
  • Plus de 90 % des commandes reçues par courriel traitées sans aucune intervention, réduisant la surface d’erreur
  • Des heures d’équipe réaffectées à des tâches plus complexes et à plus forte valeur
«
Si vous dirigez une entreprise où une grande partie des commandes clients arrivent dans des formats de fichiers disparates qui exigent ensuite une saisie manuelle fastidieuse par votre équipe, vous devriez sérieusement considérer LevelOps : l’outil réduit considérablement le temps de saisie manuelle et les erreurs humaines.
Brad Anderson
COO, Scrub Authority
«
L’outil PDF to Order de LevelOps nous aide réellement à devenir une entreprise plus efficace en automatisant les tâches ingrates. Ils ont mené un processus d’intégration très professionnel et ont travaillé fort pendant quatre semaines pour améliorer l’outil pour notre cas d’usage. Leur volonté et leur capacité d’amélioration ont été impressionnantes.
Carlos
Directeur TI et opérations, Scrub Authority
Le produit derrière cette histoire

PDF to Order pour Shopify.

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