Beauté et PGC · Histoire client

Jusqu’à 5 heures de saisie de commandes par semaine, réduites à quelques minutes.

L’équipe de vente en gros de Three Ships créait chaque commande B2B à la main dans Shopify, à partir de PDF reçus par courriel, de listes de produits collées dans les courriels et de demandes d’échantillons pour les détaillants. Après le succès d’une collègue avec PDF to Order, elles ont fait le saut. Jusqu’à 5 heures de saisie par semaine se font maintenant en quelques minutes, et ce temps retourne à la gestion des comptes.

Les chiffres

5^h/sem

De saisie manuelle de commandes avant LevelOps, réduites à quelques minutes

8×

Échantillons pour détaillants plus rapides : 2 heures de travail manuel réduites à 15 minutes

15 min

De saisie manuelle dans Shopify par commande reçue par courriel, confiées à PDF to Order

Sources de commandes automatisées : bons de commande par courriel (PDF ou dans le message) et listes d’échantillons

01Le défi

Chaque commande créée de zéro dans Shopify, une ligne à la fois.

Three Ships est une marque de beauté canadienne qui vend en gros aux détaillants. Ses commandes B2B arrivent par courriel, soit en bon de commande PDF, soit écrites directement dans le message, et chacune devait être recréée à la main dans Shopify.

« Avant LevelOps, les commandes B2B arrivaient par courriel, soit en PDF, soit directement dans le corps du courriel. Le plus pénible était d’entrer ces commandes manuellement dans Shopify, c’est-à-dire créer la commande de zéro, ajouter l’entreprise, ajouter chaque article, etc. »Joselle Gozum, coordonnatrice des comptes de gros

Les échantillons pour les détaillants ajoutaient une deuxième source du même travail. L’équipe recevait une liste de comptes et des produits à envoyer à chacun, et chaque compte de cette liste devenait une autre commande à créer à la main. À environ 15 minutes par commande reçue par courriel, le traitement des commandes absorbait des heures qui revenaient normalement aux détaillants.

Commandes B2B reçues par courriel, en PDF ou écrites dans le corps du message
Chaque commande créée de zéro dans Shopify : l’entreprise, puis chaque article
Listes d’échantillons transformées en une commande manuelle par compte
Environ 15 minutes de saisie par commande reçue par courriel

02La solution

Les résultats d’une collègue ont rendu la décision facile.

Three Ships n’a pas eu besoin d’une longue évaluation. Une collègue d’une autre équipe de l’entreprise utilisait déjà PDF to Order de LevelOps pour ses propres commandes, a constaté les résultats et l’a recommandé.

« L’outil m’a été recommandé par une collègue de mon entreprise qui l’utilisait pour ses commandes. Après le succès de son expérience, elle me l’a recommandé. »Joselle Gozum, coordonnatrice des comptes de gros

Maintenant, l’équipe transfère le courriel, que la commande soit dans un PDF joint ou dans le message lui-même, et PDF to Order lit le client, les SKU et les quantités, puis crée l’ébauche de commande dans Shopify. Les listes d’échantillons suivent le même chemin : une liste en entrée, une ébauche de commande par compte en sortie. L’équipe révise et approuve au lieu de taper.

Choisi sur la foi des résultats d’une collègue qui l’utilisait déjà à l’interne
Prend en charge les bons de commande PDF et les commandes écrites dans le courriel
Listes d’échantillons converties en ébauches de commande pour chaque compte
L’équipe révise et approuve; fini les commandes bâties ligne par ligne

03Les résultats

Du traitement de commandes à la gestion de comptes.

Entre les commandes reçues par courriel et les demandes d’échantillons, la saisie manuelle prenait jusqu’à cinq heures par semaine. Elle se fait maintenant en quelques minutes. Les échantillons le montrent le plus clairement.

« Pour les échantillons aux détaillants, l’outil m’a redonné beaucoup de temps pour me concentrer sur la gestion des comptes plutôt que sur le traitement manuel des commandes. Deux heures de travail manuel sont passées à 15 minutes. »Joselle Gozum, coordonnatrice des comptes de gros

Les commandes reçues par courriel racontent la même histoire. Les 15 minutes passées à saisir chaque commande vont maintenant à la partie du travail qui fait croître l’entreprise.

« Au lieu de passer 15 minutes par commande, par courriel, j’ai maintenant plus de temps pour donner à mes comptes de l’information quantitative et qualitative, plutôt que de simplement traiter leur commande. »Joselle Gozum, coordonnatrice des comptes de gros

Pour une coordonnatrice des comptes de gros, c’est le vrai changement : moins de temps à traiter des commandes, plus de temps à gérer des comptes, et des détaillants qui reçoivent l’analyse et le suivi que la saisie de données repoussait.

Jusqu’à 5 heures par semaine de saisie manuelle, réduites à quelques minutes
Traitement des échantillons passé de 2 heures à 15 minutes, 8x plus rapide
Commandes PDF et commandes dans le courriel traitées dans le même flux
Temps réaffecté à la gestion des comptes et à l’analyse pour les détaillants

Confiez le traitement de vos commandes à LevelOps, et gardez votre temps pour ce qui compte vraiment.

Joselle Gozum

Coordonnatrice des comptes de gros, Three Ships

Un vrai gain de temps, et super facile à mettre en place! Nous utilisons LevelOps depuis un mois pour traiter les bons de commande que nous recevons par EDI, PDF, Excel ou courriel, et tout le processus se déroule sans accroc. L’équipe est toujours disponible pour aider, et elle écoute les commentaires de ses clients pour développer des fonctionnalités qui apportent de la valeur!

Three Ships

Avis sur le Shopify App Store (traduit de l’anglais)

Le produit derrière cette histoire

PDF to Order pour Shopify.

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