Let's get this audit started
Cancel
Submit
Thank you for registering!
We've received your request for an audit and will review it shortly. Our team will get in touch with you soon to discuss the next steps.

If you have any questions in the meantime, feel free to reach out.

Looking forward to connecting with you!
Oops! Something went wrong while submitting the form.
Beauté & CPG · Étude de cas

Trois heures par jour, redonnées à l’équipe.

The Unscented Company a remplacé ses macros fragiles et sa saisie manuelle par PDF to Order. Trois heures par jour redonnées au service à la clientèle, des journées de pointe que l’équipe peut enfin absorber, et un premier pas clair vers l’IA.

The Unscented Company
Les chiffres
Jusqu’à 3h
Heures redonnées par jour au service à la clientèle
Jour 1
Délai d’impact visible après le déploiement
0
Macro à maintenir lorsqu’un format de facture change
1ère
Implantation d’IA dans l’entreprise, avec d’autres à venir
01Le défi

La saisie manuelle grugeait les journées. Les jours de pointe étaient les pires.

Les commandes B2B chez The Unscented Company arrivaient en PDF ou en courriel, dans le format choisi par chaque client. Quelqu’un au service à la clientèle devait lire chaque commande, retrouver chaque SKU dans Odoo, transcrire les quantités, capter les notes de transport, et construire la commande ligne par ligne.

« Avant LevelOps, les commandes B2B étaient entrées manuellement ou à l’aide de macros Excel. Le traitement manuel rendait la charge de travail très imprévisible, surtout lors des journées avec de grosses commandes qui prenaient énormément de temps. Les macros étaient une bonne solution à court terme, mais elles nécessitaient des modifications importantes chaque fois qu’un client changeait son format de bon de commande. »Zaid Harti, Service à la clientèle

Pour Anie, le coût ne se mesurait pas seulement en heures. Il se mesurait sur les gens.

« La saisie manuelle de nos commandes présentait des défis majeurs : un processus qui demande du temps, un risque d’erreur élevé et un impact négatif sur la motivation de notre équipe de service à la clientèle. La nature répétitive de ces tâches rendait la rétention du personnel difficile. »Anie Rouleau, Présidente et fondatrice
  • 1 à 3 heures par employé par jour perdues à la saisie manuelle
  • Journées de pointe qui bloquaient tout le reste sur la liste de l’équipe
  • Macros à refaire à chaque changement de format de bon de commande
  • Automatisation maison qui demandait une maintenance interne constante
  • Travail répétitif qui mettait la rétention en péril au service à la clientèle
02La solution

Une IA externe qui s’adapte quand les formats changent.

Quand Anie a rencontré LevelOps, elle arrivait avec le diagnostic déjà posé. Les macros internes avaient atteint leur limite.

« Ma rencontre avec LevelOps confirme que nous devons passer à une IA externe. Nous avons utilisé des macros, mais elles sont trop rigides ; chaque changement de format de facture demande une maintenance interne coûteuse en temps et en expertise. Pour évoluer sans ces contraintes techniques, LevelOps est la seule option viable : LevelOps is the only way to go and grow. »Anie Rouleau, Présidente et fondatrice

C’est exactement ce que fait PDF to Order. Le service à la clientèle achemine les bons de commande entrants vers une adresse dédiée. L’IA de LevelOps extrait les noms de produits, quantités, informations client et notes de commande, peu importe le format envoyé. Les données validées remontent dans Odoo, prêtes à être révisées. Quand un client change son gabarit le mois prochain, rien ne casse.

Pour Zaid, le vrai changement est philosophique. Les macros donnaient des gains temporaires. L’IA donne des gains qui s’accumulent.

« Nous avons choisi LevelOps parce que c’est une solution intelligente, développée par une équipe avec un fort mindset produit, une cadence de développement rapide, une grande ouverture au perfectionnement et un excellent souci du détail. Comparé aux macros, où les améliorations restent temporaires, l’IA permet une croissance composée et une amélioration continue de la productivité. »Zaid Harti, Service à la clientèle

Le choix de l’équipe a été fait par logique, pas par enthousiasme. Le service à la clientèle était le département le plus alourdi par les tâches répétitives, celui où la rétention était la plus difficile, et celui où l’impact se mesurait en heures par jour. Anie en a fait la première implantation d’IA dans l’entreprise, délibérément.

  • IA qui s’adapte automatiquement à tous les formats de facture, sans reconstruction de gabarits
  • S’intègre dans le flux Odoo existant, sans migration de système
  • Service à la clientèle choisi délibérément comme premier site d’implantation IA
  • Fondation pour les prochains cas d’usage IA dans l’entreprise
03Les résultats

Trois heures par jour récupérées. Et des journées de pointe qui n’enterrent plus l’équipe.

Depuis le déploiement de PDF to Order, le service à la clientèle a récupéré entre 1 et 3 heures par jour selon le volume de commandes. Pas des heures théoriques. Des heures mesurées, rapportées par l’équipe elle-même.

« Le temps sauvé varie selon le volume de commandes de la journée, mais représente généralement entre 1 et 3 heures par jour. Le principal avantage est surtout de pouvoir absorber les journées de forte hausse de commandes sans retarder les autres tâches importantes, ce qui réduit la pression opérationnelle. »Zaid Harti, Service à la clientèle

La transformation qualitative suit les chiffres. La motivation est revenue. L’usure que la saisie répétitive provoquait a disparu. Les gens qui faisaient cette saisie gèrent maintenant les exceptions, accompagnent les clients B2B, et capturent les cas limites que l’IA signale pour révision.

« Motivation, réduction de 3 heures par jour, et une valeur ajoutée au département. »Anie Rouleau, Présidente et fondatrice

Le plus durable est plus difficile à quantifier : The Unscented Company a maintenant une preuve de concept interne qui fonctionne pour l’IA en opérations. PDF to Order n’est pas qu’un outil de saisie de commande. C’est le précédent. La prochaine conversation sur le prochain cas d’usage IA commence avec un oui déjà attaché.

  • 1 à 3 heures par jour récupérées par le service à la clientèle, mesurées
  • Journées de pointe absorbées sans retarder les autres priorités opérationnelles
  • Motivation en hausse et risque d’attrition diminué sur les tâches répétitives
  • Zéro macro à maintenir quand un client change son format de bon de commande
  • Preuve de concept interne pour l’IA en opérations, fondation pour la suite
“
Les entreprises cherchent la baguette magique de l’IA. LevelOps pour moi est le premier geste en IA facile à intégrer, pertinent, et où l’on voit l’impact le jour même. C’est extrêmement encourageant pour la suite des choses.
Anie Rouleau
Présidente et fondatrice, The Unscented Company
“
LevelOps apporte cette solution grâce à un algorithme performant, une équipe réactive, un processus clair et une forte amélioration continue. L’équipe est toujours disponible, à l’écoute et très impliquée dans le succès de ses clients.
Zaid Harti
Service à la clientèle, The Unscented Company
Le produit derrière cette histoire

PDF to Order pour Shopify.

Transférez un bon de commande client. Recevez en quelques secondes une commande brouillon validée dans Shopify. Essai gratuit de 14 jours.

← Retour à toutes les études de cas