La saisie manuelle des commandes grugeait les journées de l'équipe.
Pour L'Unscented Company, chaque commande grossiste arrivait de la même façon — un PDF ou un courriel formaté par le client, déposé dans la boîte de réception de l'équipe service à la clientèle. Quelqu'un devait le lire, retrouver chaque SKU dans Odoo, transcrire les quantités, capter les notes de transport, et bâtir la commande brouillon ligne par ligne. Multiplié par le volume de commandes grossistes reçu chaque jour, ce travail consommait des quarts complets.
L'équipe d'Anie avait tenté de s'en sortir par l'ingénierie — avec des macros internes, des scripts d'analyse adaptés à chaque client grossiste majeur. Mais les macros étaient fragiles : dès qu'un client modifiait son format de bon de commande, la macro brisait et il fallait quelqu'un avec les connaissances techniques pour la reconstruire. La « solution » coûtait presque autant de temps que le problème initial.
Le vrai coût retombait sur l'équipe. La transcription répétitive est le genre de travail qui fait fuir les opérateurs méticuleux et attentifs aux détails — exactement ceux qu'on veut le plus garder. La rétention au service à la clientèle était silencieusement devenue un vrai problème.
- 3 à 4 heures par agent, par jour, perdues dans la saisie manuelle
- Macros qui brisent à chaque changement de format de BC chez un client
- Automatisation maison fragile demandant un entretien constant
- Travail répétitif qui pousse le roulement au service à la clientèle